Metodologia de Aperfeiçoamento de Processos

25 de Agosto de 2011 Guilherme Resenhas 1970

Resumo do artigo dos Autores: Monica Rottmann de Biazzi; Jorge Luiz de Biazzi; Antonio Rafael Namur Muscat
O setor público tem sofrido pressões para melhorar seu desempenho, o que resultou na busca de melhorias em sua forma de operar. O objetivo desse artigo é mensurar uma metodologia de aperfeiçoamento de processos com foco em instituições públicas brasileiras. Foram utilizados dois casos, avaliando os impactos da metodologia utilizada e analisando resultados. Processo é basicamente uma atividade em que o grupo recebe um insumo, agrega-lhe valor e fornece o produto ao seu cliente, são um conjunto de atividades que transformam recursos em resultados. Há vários modelos de aperfeiçoamento de processos, entre eles encontramos compreender o processo, implantar programa de melhoria contínua, identificação de processos para reengenharia, desenvolvimento de uma visão das atividades e dos objetivos do processo, visão, iniciação, diagnóstico, etc.
O setor público apresenta características e influenciam qualquer programa de melhoria. Características como hierarquias rígidas, estabilidade dos funcionários e mudança de direção política periódica evidenciam a necessidade de se adotar programas de mudança específicos para o setor público. GREASLEY propõe um modelo estruturado de melhoria de processos, combinando técnicas estabelecidas e aplicado em um programa de melhoria no setor de recursos humanos da policia do Reino Unido. Há um movimento que defende a utilização de práticas do setor privado no setor público que ficou conhecido como Nova Gestão Pública, é caracterizada por apresentar maior foco em resultados em termos de eficiência e eficácia.
O artigo é um estudo qualitativo, utilizando o método de estudo de casos múltiplos. O estudo caso é um método de pesquisa particularmente útil para o desenvolvimento e refinamento de teorias, a vantagem é que se pode gerar teorias observando o meio na realidade. O primeiro caso corresponde ao estudo de um processo administrativo de uma instituição pública de ensino superior onde o objetivo do primeiro processo era melhorar a gestão e a operacionalização dos processos administrativos, tornando-os mais simples e racionalizados. Esse primeiro projeto foi organizado em 3 fases – análise estratégica e mapeamento de processos, estudo de melhoria e processos críticos de implantação de processos piloto aperfeiçoados, implantação de processos críticos aperfeiçoados, capacitação de RH e criação do grupo de qualidade e processos – os processos da instituição foram avaliados para identificação dos processos críticos. O levantamento detalhado do processo de expedição de diplomas de graduação foi realizado por meio de entrevistas com os funcionários da seção de expedição de diplomas, gerando um fluxograma detalhado e uma tabela de informações complementares. O segundo caso é o estudo de melhoria do processo administrativo de registro de diplomas de graduação em uma divisão estadual. O estudo de aperfeiçoamento de processo de registro de diplomas de graduação foi motivado pelo altíssimo número de diplomas na fila. Os trabalhos foram desenvolvidos com equipe conjunta, o processo foi levantado de forma detalhada a partir de entrevistas com os executores do mesmo, foram coletadas a documentação e a legislação referentes ao processo.
Os dois casos abordam uma melhoria contínua que se assemelha aos modelos encontrados na literatura. Após a implementação de melhorias, foi possível idealizar indicadores de desempenho e utilizar um banco de dados e a documentação pré-existentes para medir o desempenho do processo. Os resultados deste trabalho são úteis para estudos no setor público.por serem evidenciados na pratica, podem servir como base para trabalhos futuros.


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